Arbetsordning för Svenska Vapenkollegiet
Stadfäst av Svenska Heraldiska Föreningens styrelse 2024-12-08.
Gäller från och med 2025-01-01. Ersätter arbetsordning stadfäst 2006-10-16.
1. Inledande bestämmelser
1.1 Med stöd av § 4 i Statuter för Svenskt Vapenregister har styrelsen för Svenska Heraldiska Föreningen beslutat anta denna arbetsordning för Svenska Vapenkollegiet.
1.2 All vapenkollegiets verksamhet skall ske i enlighet med Statuterna för Svenskt Vapenregister och i enlighet med god heraldisk sed.
2. Ansökan om vapenregistrering
2.1 Den som vill ha ett vapen, som hon eller han är berättigad att föra, infört i Svenskt Vapenregister, lämnar en ansökan till vapenkollegiet. Ansökan skall vara skriftlig. Med ”vapen” avses här och fortsättningsvis sköld, hjälmtäcke och hjälmprydnad.
2.2 Ansökan skall innehålla:
- Sökandens namn, personnummer eller organisationsnummer, postadress, e-postadress och telefonnummer.
- Blasonering av vapnets sköld, hjälmtäcke och hjälmprydnad.
- En enkel skiss som visar hur vapnet ser ut.
- Om sökanden själv har antagit vapnet: Datum för antagande.
- Om sökanden härleder rätt till vapnet från annan: När den personen antog vapnet och vilken släktskap som finns mellan personerna.
- Uppgift om äldste kände agnatiske stamfader.
- Eventuella medgivanden till andra att föra samma vapen: Namn på den som lämnat medgivandet och vilka personer eller släktgrenar detta avser.
- Ett medgivande av sökanden att hans eller hennes personuppgifter behandlas enligt dataskyddsförordningen.
Vapenkollegiet kan vid behov be om kompletterande uppgifter.
2.3 Ansökan ges ett nummer: Årtal – löpnummer.
2.4 Om ansökan är ofullständig skall sökanden ges en viss tid att komplettera den. Om komplettering inte inkommer eller ansökan fortfarande är ofullständig avvisas den. Detta hindrar inte sökanden att på nytt ansöka senare.
2.5 Om ansökan inte avvisas, kan den tas upp till granskning. Granskning sker först efter det att sökanden betalat granskningsavgift.
3. Vapenkollegiets granskning av vapen
3.1 Vapenkollegiets granskning av vapnets självständighet enligt § 12 (b) i statuterna innebär att det granskas gentemot i Norden förekommande vapen, välkända europeiska vapen och statsvapen, som publicerats eller på annat sätt kommit till vapenkollegiets kännedom.
3.2 Om sökanden gör gällande att hon eller han härleder rätt till vapnet från annan omfattar granskningen att vapenrätten är härledd på ett sätt som överensstämmer med god heraldisk sed.
3.3 Om granskningen inte ger anledning till erinran, meddelar vapenkollegiet ett preliminärt godkännande.
3.4 Om granskningen leder till att vapnet inte kan godkännas, och antagaren inte är beredd att justera vapnet så att det kan godkännas, meddelar vapenkollegiet ett motiverat avslag.
4. Kungörelse av preliminärt godkända vapen, invändningsförfarande och slutligt godkännande
4.1 Preliminärt godkända vapen kungörs i Vapenbilden och på vapenkollegiets hemsida med angivande av namn, ansökningsnummer samt blasonering av sköld, hjälmtäcke och hjälmprydnad. Texten åtföljs av bild på vapnet.
4.2 Vid publiceringen uppmanas den som vill anföra att det finns skäl att avslå registrering att skriftligen anmäla detta till vapenkollegiet senast ett visst datum. Invändningen kan röra vapnets komposition, dess självständighet eller sökandens rätt till vapnet.
4.3 Kungörelserna medföljer Vapenbildens februari- och septembernummer. För de vapen som kungörs i februarinumret ska invändning ske senast den 15 maj. För de vapen som kungörs i septembernumret ska invändning ske senast den 15 november.
4.4 Vapenkollegiet tar ställning till om invändningarna är hållbara. Om det anses behövligt kan sökanden få yttra sig över invändningen.
4.5 Om vapenkollegiet vid sin andra granskning finner att vapnet inte kan godkännas, meddelar vapenkollegiet ett motiverat avslag.
4.6 Slutligt godkända vapen ges ett registreringsnummer samt kungörs i Vapenbilden och på vapenkollegiets hemsida och förs in i Svenskt Vapenregister. Registreringsnummer tilldelas i en löpande serie från registrets början.
4.7 Kungörelse i Vapenbilden enligt p. 4.6 omfattar registreringsnummer, namn, ansökningsnummer och vapnets slutliga blasonering.
5. Utfärdande av registerintyg
5.1 Den som betalat granskningsavgift och fått sin ansökan om registrering av ett vapen slutligt godkänd får ett registerintyg om att vapnet registrerats för honom eller henne.
5.2 Var och en som enligt vapenkollegiets bedömning har rätt att föra ett i registret intaget vapen har, efter erläggande av granskningsavgift, rätt att få ett intyg om detta. Granskningen skall i detta fall endast avse om sökanden har rätt att föra vapnet. Om det anses behövligt kan den som har registrerat vapnet eller annan rättighetshavare till detsamma få yttra sig över ansökan. Om kollegiet anser det erforderligt, har kollegiet rätt att begära att nationalkommittén yttrar sig i ärendet. Avslag skall motiveras.
5.3 Ett registerintyg skall formuleras på följande sätt:
Svenska Vapenkollegiet har den X xxx 20XX med registernummer SV-XXX intagit följande vapen i Svenskt Vapenregister.
Sköld: Xxxx
Hjälmtäcke: Xxxx
Hjälmprydnad: Xxxx
Vapnet är offentliggjort och granskat i enlighet med föreskrifterna i Statuter för Svenskt Vapenregister och Arbetsordning för Svenska Vapenkollegiet. Utifrån den beskrivning av vapnet som anges ovan har Svenska Vapenkollegiet bedömt att vapnet följer god heraldisk sed, att vapnet är självständigt i förhållande till andra vapen, och att N.N. har rätt att föra vapnet.
Utfärdat i X den X xxx 20XX. På Svenska Vapenkollegiets vägnar
N.N.
ordförande
Svenskt Vapenregister är en del av Svenska Heraldiska Föreningen och drivs i samverkan med Svenska Nationalkommittén för Genealogi och Heraldik. Svenska Vapenkollegiet, som ansvarar för administration och drift av vapenregistret, är en arbetsgrupp inom Svenska Heraldiska Föreningen och dess arbetsordning antas av föreningens styrelse.
I fallet med ett på p. 5.2 grundat utfärdande modifieras texten efter blasoneringen till:
Vapnet är offentliggjort och granskat i enlighet med föreskrifterna i Statuter för Svenskt Vapenregister och Arbetsordning för Svenska Vapenkollegiet. Utifrån den beskrivning av vapnet som anges ovan har Svenska Vapenkollegiet bedömt att vapnet följer god heraldisk sed, att vapnet är självständigt i förhållande till andra vapen, och att N.N. har rätt att föra vapnet. Vid en efterföljande särskild granskning har Svenska Vapenkollegiet den XX xxx 20XX bedömt att N.N. tillika har rätt att föra vapnet.
Intyget skall skrivas under av ordföranden eller annan ledamot av kollegiet och vara försett med vapenkollegiets sigill.
6. Vapenkollegiets beslutsregler
6.1 Avvisningsbeslut kan i enkla fall meddelas av en av kollegiet inom sig utsedd ledamot.
6.2 Beslut om avslag, preliminärt godkännande och slutligt godkännande meddelas av kollegiet i plenum eller efter cirkulation mellan kollegiets samtliga ledamöter.
6.3 Vid oenighet fattas beslut med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Vid förfall för ordföranden har den av återstående ledamöter utsedde för ärendet fungerande ordföranden utslagsröst.
6.4 Om en ledamot har eget intresse i ett ärende, har konsulterats i ärendet i annan egenskap än som ledamot i vapenkollegiet eller på annat sätt är förhindrad att behandla saken oberoende och opartiskt får hon eller han inte delta i handläggning eller beslut i ärendet.
6.5 Vapenkollegiet får besluta en ordning för hur ärendena praktiskt skall hanteras inom kollegiet.
6.6 Vapenkollegiet får adjungera ledamöter till sig. Dessa får delta i handläggning och överläggning men saknar rösträtt.
7. Dokumentation
7.1 I Svenskt Vapenregister numreras vapnen löpande: SV – Löpnummer. Ett digitalt register över ansökningar förs i kronologisk ordning med angivande av ansökningsnummer, sökandens namn och adress, vapnets blasonering, datum för de olika beslut som fattas och de övriga upplysningar som sökanden meddelar. Ansökan och övriga handlingar, liksom kopia av utfärdade registerintyg, sparas digitalt. Vapenkollegiet fördelar inom sig ansvaret för att spara dessa uppgifter.
7.2 Vapenkollegiet ansvarar för att utse någon att till Vapenbildens redaktör överlämna färdigredigerade kungörelser.
7.3 Vapenkollegiets kungörelser trycks med egen paginering och placeras i tidskriftens mittuppslag. Svenska Heraldiska Föreningens styrelse beslutar efter vapenkollegiets äskande om sidoomfånget.
7.4 Motiveringar enligt § 18 i statuterna publiceras i Vapenbilden, om möjligt utan angivande av personuppgifter.
7.5 De enligt p. 4.6 kungjorda vapnen förs också in i Svenska Heraldiska Föreningens databas Heraldiska Källan.
8. Avgifter
8.1 Granskningsavgiften för ansökan om registrering av vapen är 400 kr.
8.2 Granskningsavgiften för intyg enligt p. 5.2 är 300 kr.